Khi mới bắt đầu làm nội dung, gần như chủ shop nhỏ nào cũng hỏi cùng một câu. Nên tự quay, tự thiết kế hay bỏ tiền thuê bên ngoài cho nhanh? Đội ngũ chúng tôi gặp câu hỏi này rất thường xuyên khi hỗ trợ các đơn vị quy mô nhỏ. Thật lòng mà nói, không có đáp án chung cho mọi trường hợp. Ngân sách, nhân sự và mục tiêu mỗi nơi một khác. Vì vậy, bài viết này chia sẻ những góc nhìn thực tế để bạn tự cân nhắc và chọn hướng phù hợp nhất với bối cảnh của mình.
Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên tự sản xuất nội dung Multimedia
Giai đoạn đầu, tự làm thường là lựa chọn hợp lý nhất. Người trong nội bộ hiểu sản phẩm và khách hàng hơn bất kỳ ai bên ngoài. Nhờ vậy, nội dung giữ được đúng tinh thần thương hiệu. Bạn cũng không phải trả phí dịch vụ hay phí quản lý dự án. Khoản tiết kiệm này rất đáng kể khi ngân sách còn eo hẹp.
Tuy vậy, tự làm không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Điểm nghẽn phổ biến nhất là thiếu người có chuyên môn thật sự về dựng phim, thiết kế đồ họa hay xử lý âm thanh. Thiết bị quay, phần mềm bản quyền và một không gian làm việc đủ tốt cũng là khoản đầu tư không nhỏ nếu muốn chất lượng ổn định. Thời gian học và thử sai để ra được một sản phẩm đạt chuẩn thường dài hơn bạn tưởng. Trong khi đó, việc kinh doanh hằng ngày vẫn phải chạy song song.
Nếu đang phân vân về chi phí, bạn có thể tham khảo cách tối ưu chi phí sản xuất mà vẫn giữ được chất lượng sáng tạo. Đây là hướng nên xem song song với việc tự làm, không nhất thiết phải chọn một trong hai.
Vậy khi nào thì nên tìm thêm hỗ trợ bên ngoài? Thường có vài dấu hiệu khá rõ ràng. Nội dung tự làm không kịp tần suất đăng bài theo kế hoạch marketing là một. Hình ảnh và âm thanh chưa đủ chỉn chu để cạnh tranh với đối thủ cùng ngành cũng là tín hiệu đáng lưu ý. Nếu nhân sự kiêm quá nhiều việc đến mức công việc chính bắt đầu bị ảnh hưởng, đó là lúc cần cân nhắc lại. Khi sắp ra mắt sản phẩm mới hay một chiến dịch lớn, đầu tư bài bản ngay từ đầu thường tiết kiệm hơn sửa chữa về sau.
Đội ngũ chúng tôi từng đồng hành cùng một chủ shop mỹ phẩm nhỏ ở Hà Nội. Ban đầu, anh tự quay video sản phẩm bằng điện thoại và dựng trên ứng dụng miễn phí. Cách này ổn suốt nửa năm đầu. Nhưng khi đơn hàng tăng nhanh, video tự làm không còn đủ sức giữ chân người xem trước những đối thủ đầu tư kỹ hơn. Lúc đó, anh quyết định thuê thêm một freelancer chuyên dựng video ngắn, làm song song với đội nội bộ. Kết quả là nhịp đăng bài đều hơn, còn nhân viên của anh có thêm thời gian chăm sóc khách.
Thuê ngoài dịch vụ Multimedia: chi phí và hiệu quả thực tế
Khi đã quyết định thuê ngoài, bạn sẽ phải chọn giữa freelancer, agency hoặc đầu tư đào tạo nội bộ. Mỗi hướng có ưu và nhược riêng. Không hướng nào tuyệt đối tốt hơn các hướng còn lại.
Freelancer linh hoạt về thời gian và thường dễ thương lượng giá cho dự án nhỏ. Tuy nhiên, chất lượng phụ thuộc gần như hoàn toàn vào tay nghề từng người. Nếu họ đang nhận quá nhiều việc cùng lúc, tiến độ có thể trượt mà bạn khó kiểm soát. Vì thế, khi làm việc với freelancer, nên thống nhất sớm mốc giao file và số lần chỉnh sửa miễn phí. Làm vậy sẽ tránh được những tranh cãi không đáng có về sau.
Agency thì khác. Họ có quy trình rõ ràng và đội ngũ đủ nhiều vai trò, từ lên ý tưởng, quay dựng cho tới hậu kỳ. Đổi lại, chi phí thường cao hơn. Agency phù hợp hơn với dự án có ngân sách rõ ràng và mục tiêu dài hạn, chẳng hạn chiến dịch ra mắt sản phẩm hay một đợt nội dung theo quý.
Còn đào tạo nội bộ giúp xây năng lực lâu dài, vì người trong đội ngũ sẽ hiểu sản phẩm rất sâu. Nhưng cách này đòi hỏi thời gian. Nếu cần nội dung gấp ngay trong tháng này, đào tạo nội bộ chưa phải lựa chọn phù hợp.
Dù chọn hình thức nào, việc tìm đúng đối tác vẫn quyết định phần lớn kết quả. Trước khi ký, hãy xem portfolio thực tế, hỏi kỹ quy trình làm việc và yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục. Bạn cũng có thể đọc thêm những tiêu chí chọn đối tác uy tín cho dự án multimedia để tránh gặp đơn vị thiếu kinh nghiệm.
Một rủi ro hay bị bỏ qua là bản quyền. Nhiều hợp đồng không ghi rõ ai sở hữu file gốc sau khi nghiệm thu. Có trường hợp doanh nghiệp đã trả tiền sản xuất video nhưng không có quyền sử dụng lâu dài, hoặc phải trả thêm phí chỉ để chỉnh sửa một chi tiết nhỏ. Mốc giao hàng cũng nên ghi cụ thể, kèm cách xử lý nếu bên cung cấp chậm tiến độ.
Đội ngũ chúng tôi từng chứng kiến một doanh nghiệp F&B nhỏ mất gần một tháng tranh luận với đối tác chỉ vì điều khoản file gốc không được viết rõ. Bài học khá đơn giản: mọi thỏa thuận, dù có vẻ nhỏ, đều nên thành văn bản. Đừng chỉ dựa vào trao đổi qua tin nhắn.
Kết hợp khóa học và dịch vụ chuyên nghiệp để tối ưu nguồn lực
Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, cách hiệu quả nhất thường là kết hợp cả hai hướng. Phần việc lớn, đòi hỏi độ chỉn chu cao thì giao cho đơn vị chuyên nghiệp. Còn những việc lặp lại hằng ngày thì đội nội bộ tự xử lý được.
Ví dụ, nhân viên marketing chỉ cần học thêm cách dựng video đơn giản hoặc chỉnh màu ảnh sản phẩm là đã đủ để đăng bài đều đặn mà không phải chờ bên ngoài. Với các khóa học dạng thực hành, bạn nên chọn chương trình có bài tập áp dụng trực tiếp vào sản phẩm của mình, thay vì chỉ học lý thuyết chung chung.
Nếu công ty đang muốn làm mới bộ nhận diện, hiểu nền tảng thiết kế sẽ giúp bạn trao đổi với bên thiết kế hiệu quả hơn. Bạn có thể bắt đầu từ cách xây dựng tư duy thiết kế logo bài bản, để biết mình đang cần gì và đang nhận được gì.
Kỹ năng cần học không nhất thiết phải sâu, chỉ cần đủ để xử lý nội dung thường ngày. Có doanh nghiệp cho nhân sự học thêm về viết kịch bản ngắn, hoặc cách sắp bố cục khi chụp sản phẩm. Những kiến thức này đủ dùng cho công việc hằng ngày, còn các dự án lớn hơn vẫn nên để chuyên gia đảm nhiệm.
Khi tìm gợi ý dịch vụ hay khóa học multimedia uy tín tại Việt Nam, hãy so sánh vài lựa chọn trước khi quyết định. Đăng ký vội một khóa học, hay ký hợp đồng với đơn vị chưa rõ năng lực, thường khiến bạn tốn tiền mà không nhận được kết quả tương xứng.
Song song với việc học và thuê ngoài, doanh nghiệp cũng cần một quy trình phối hợp rõ ràng. Ai duyệt ý tưởng, ai kiểm tra chất lượng trước khi đăng, ai theo dõi tiến độ dự án, những vai trò này nên được phân công ngay từ đầu. Khi có người chịu trách nhiệm rõ ràng, việc kết hợp giữa tự làm và thuê ngoài sẽ bớt chồng chéo. Và khi có sự cố, cũng không ai đùn đẩy cho ai.
Kết luận
Không có công thức chung khi chọn giữa tự làm và thuê dịch vụ Multimedia. Một shop thời trang mới mở có thể ổn với video quay bằng điện thoại, trong khi công ty chuẩn bị ra mắt sản phẩm lớn lại cần agency để đảm bảo chất lượng đồng đều. Thứ quyết định vẫn là quy mô, ngân sách và mục tiêu của từng giai đoạn kinh doanh, chứ không phải xu hướng nhất thời.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, linh hoạt kết hợp tự làm và thuê ngoài thường bền vững hơn là cứng nhắc chọn một phương án. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy đánh giá lại nguồn lực hiện có, xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, rồi tìm hiểu các giải pháp dịch vụ hoặc khóa học multimedia phù hợp với quy mô doanh nghiệp của mình.